Trong tương lai, người Hàn Quốc có thể quyết định ăn gì vào bữa tối bằng cách nhìn vào màn hình trên tủ lạnh của họ. Thiết bị tích hợp này sẽ xác định các nội dung trong tủ lạnh và gợi ý một công thức món ăn phù hợp và thậm chí cả rượu. Và nếu khách hàng không có rượu trong hầm rượu, họ sẽ có rượu được đưa đến chỉ cần một nhấn nút. Nhưng người đưa rượu không phải là chủ cửa hàng gần đó mà sẽ là một nhân viên bưu chính.

Mặc dù Hàn Quốc là một quốc gia đang phát triển, dịch vụ bưu chính của Hàn Quốc đã được công nhận rộng rãi vì việc ứng dụng các công nghệ mới và khả năng chuyên môn. Là một trong những ngành dịch vụ công tin cậy nhất ở quốc gia này, Bưu chính Hàn Quốc (Korea Post) là một phần của chiến lược quốc gia Hàn Quốc là hình thành một xã hội mọi nơi (ubiquitous), kết nối các dịch vụ xã hội khác nhau, gồm cả dịch vụ bưu chính, làm cho cuộc sống của mọi người dễ dàng hơn và hưởng thụ hơn.

Các công nghệ mới cũng cho phép Bưu chính Hàn Quốc chấm dứt việc sụt giảm lưu lượng thư vật lý, đã tăng với tốc độ 2% hàng năm kể từ năm 2006, sau khi trải qua một đợt sụt giảm chậm sau năm 2003.

Chủ tịch của Bưu chính Hàn Quốc, Kyung-won Jung, đã giải thích làm thế nào để Bưu chính Hàn Quốc đạt được những kết quả này và tương lai bưu chính sẽ như thế nào đối với công dân.

Bưu chính Hàn Quốc đang ứng dụng những công nghệ mới như thế nào để cải tiến các dịch vụ bưu chính và đâu là chiến lược dài hạn?

Ứng dụng các công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) sẽ mang lại sáng tạo cho các dịch vụ bưu chính vốn là trung tâm của các kế hoạch chiến lược Bưu chính Hàn Quốc kể từ khi đuợc thành lập vào năm 2000. Cuối cùng, các mục tiêu trung và dài hạn của Bưu chính Hàn Quốc được đặt vào việc đạt được uPost (Bưu chính mọi nơi), bắt đầu triển khai vào năm 2007.

Khi thương mại điện tử được phát triển, Bưu chính Hàn Quốc nhận thấy nhu cầu cải tiến và tự động hóa các quy trình nội bộ. Theo đó, Bưu chính Hàn Quốc thiết lập một hệ thống được gọi là PostNet, ở đó tất cả các bưu cục và trung tâm thư được kết nối. Thông qua hệ thống này, dữ liệu được tập hợp và trao đổi nội bộ.

Hệ thống đó là xương sống của nhiều hệ thống khác được sử dụng cho việc kinh doanh kho vận, Bưu cục Internet (ePost), và các dịch vụ với một trọng tâm chiến lược như thu gom và chuyển phát tận cửa và dịch vụ chuyển phát nhanh (EMS). Ứng dụng các công nghệ mới, Bưu chính Hàn Quốc đã đẩy mạnh sự cạnh tranh bằng việc quản lý hiệu quả hơn các luồng công việc, thành lập một bộ phận kinh doanh kho vận – nơi quản lý, đại diện cho các công ty lớn, các hoá đơn và chuyển phát các sản phẩm – và tiếp thị tốt hơn các dịch vụ của Bưu chính Hàn Quốc. Sử dụng một mục tiêu quản lý mối quan hệ khách hàng, Bưu chính Hàn Quốc theo dõi các xu hướng khách hàng và liên tục bổ sung cơ sở dữ liệu quản lý khách hàng, để tiếp thị các dịch vụ và sản phẩm đến các nhóm khách hàng mục tiêu ở nhiều vùng khác nhau của đất nước.

Hơn nữa, Bưu chính Hàn Quốc sử dụng một hệ thống quản lý chất lượng để giám sát tốt hơn luồng bưu chính và các phương tiện ở thời gian thực. Ứng dụng công nghệ RFID, Bưu chính Hàn Quốc cũng xây dựng một hệ thống tự động cập nhật thông tin về thư đến và đi. Trong trường hợp thư lai ghép, các bưu cục chuyển đổi dữ liệu điện tử sang hình thức in để chuyển phát vật lý.

Điều này đặc biệt hiệu quả đối với thư trực tiếp. Ở Hàn Quốc, các công ty in phần lớn sản xuất thư trực tiếp thông qua Bưu chính, trong khi các công ty tư nhân gần đây thống trị việc chuyển phát catalog và các dịch vụ khác.

Bưu chính Hàn Quốc sử dụng các thiết bị in mới nhất của các công ty được thuê ngoài đặt tại tám tỉnh. Nhưng cuối cùng Bưu chính Hàn Quốc nhắm tới áp dụng các dịch vụ trực tuyến trong toàn bộ quy trình, cung cấp dịch vụ thông suốt và hiệu quả từ việc nhận thư đến việc chuyển phát trực tuyến. Dịch vụ chứng nhận điện tử cũng là một trong những phương tiện liên lạc an toàn nhất có nghĩa là Bưu chính Hàn Quốc có thể bảo đảm chứng thực các văn bản điện tử được gửi.

Về mặt công nghệ, Bưu chính Hàn Quốc đang phát triển với tốc độ rất nhanh chóng. Liên quan đến việc kết nối không hiệu quả giữa các dịch vụ bưu chính khác trên thế giới có ảnh hưởng đến khả năng của Bưu chính Hàn Quốc để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng quốc tế?

Nhìn chung, việc chuyển phát thư quốc tế đầu cuối tới đầu cuối phụ thuộc vào hạ tầng mạng bưu chính của các nước. Ví dụ, một nước có thể có hạ tầng bưu chính được thiết lập chắc chắn và có thể chuyển thư tới một nước đích trong một hoặc hai ngày. Nhưng nếu nước đó tốn thêm năm đến bảy ngày để chuyển phát một bức thư tương tự tới đích, tiếp theo là các tiêu chuẩn sẽ không được đáp ứng.

Điều này cho thấy có một khoảng cách rõ giữa các nước và việc ứng dụng công nghệ thông tin của họ để cung cấp các dịch vụ bưu chính hiệu quả. Ngoài việc cung cấp để theo dõi và định vị bưu phẩm hiệu quả, các mạng kết nối với nhau hợp lý cho phép các nhà khai thác trao đổi dữ liệu hải quan, hình thành thư trực tiếp được gửi đến các nước khác thông qua thư lai ghép, trao đổi thông tin liên quan đến thư quốc tế để giải quyết cước phí cuối, xác định các lỗi dịch vụ liên quan đến dịch vụ thư quốc tế và cuối cùng thiết lập một mạng riêng để chuyển phát được bảo đảm.

Khi thị trường bưu chính mở cửa, các nhà khai thác bưu chính đang mở rộng các hoạt động ra nước ngoài. Các dịch vụ bưu chính được kết nối trên toàn thế giới do đó quan trọng hơn bao giờ.

Mỗi nhà khai thác bưu chính phải làm việc cật lực để giảm khoảng cách công nghệ và cải tiến dịch vụ thư quốc tế. Khi thị trường bưu chính trở nên toàn cầu và cạnh tranh hơn, các nhà khai thác phải cung cấp các dịch vụ bưu chính mới nhanh chóng để đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. Cuối cùng, các mạng được kết nối với nhau không hiệu quả sẽ ảnh hưởng lớn trên thị trường. Nó thậm chí trở thành một vấn đề sống còn của kinh doanh.

Một trong những mục tiêu của UPU là cải tiến liên kết nối của các mạng bưu chính trên toàn thế giới. Kinh nghiệm của Bưu chính Hàn Quốc trong việc đóng góp vào mục tiêu này?

Bưu chính Hàn Quốc sẽ hợp tác trong ngành, viện nghiên cứu và chính phủ trong nỗ lực tích lũy kinh nghiệm và kỹ năng về ứng dụng công nghệ thông tin trong ngành bưu chính. Bưu chính Hàn Quốc đi theo một chu trình mà ở đó chúng tôi yêu cầu Viện nghiên cứu Điện tử, Viễn thông, tổ chức nghiên cứu của chính phủ Hàn Quốc để phát triển công nghệ Bưu chính Hàn Quốc cần.

Sau đó, một khi công nghệ này được phát triển, các công ty IT sử dụng công nghệ đó để sản xuất máy móc và thiết bị rồi bán lại cho các bưu cục. Cho tới nay, kinh nghiệm chúng tôi đã đạt được từ quy trình hợp tác này đã rất trở nên phổ biến.

Bưu chính các nước trên toàn cầu đã quen với thương hiệu của Bưu chính Hàn Quốc. Đặc biệt khi các nước thích công nghệ đã được phát triển riêng cho Hàn Quốc, các công ty đã tham gia vào việc phát triển và sản xuất luôn sẵn sàng cung cấp thông tin hơn nữa. Tôi tin, liên kết nối một mạng bưu chính toàn cầu chỉ có thể đạt được dựa trên sự hiểu biết và hợp tác lẫn nhau. Liên kết nối tạo ra các động lực khi các tổ chức quốc tế như UPU thiết lập các tiêu chuẩn chung hoặc các thời gian biểu nghiêm ngặt để triển khai các tiêu chuẩn đó.

Liệu khái niệm dịch vụ bưu chính phổ cập ở Hàn Quốc có thay đổi cùng với chiến lược và tầm nhìn bưu chính tương lai?

Bưu chính Hàn Quốc đang chuẩn bị sửa đổi luật bưu chính để bảo vệ các quyền lợi của người sử dụng nhưng chúng tôi sẽ quan tâm tới các quy tắc của các dịch vụ phổ cập dựa trên các khuyến nghị của UPU và các trường hợp khác mà chúng tôi đã nghiên cứu. Ở Hàn Quốc, dịch vụ phổ cập sẽ áp dụng cho các bưu phẩm thư có trọng lượng dưới 2kg, bưu kiện dưới 20kg và thư bảo đảm. Nhưng Bưu chính Hàn Quốc thường xuyên thu gom và chuyển phát thư và các tiêu chuẩn chuyển phát và điều kiện dịch vụ áp dụng có thể thay đổi theo chiến lược và tầm nhìn của Bưu chính Hàn Quốc.

Bưu chính nên làm và không làm gì khi chấp nhận các công nghệ mới để duy trì thị phần, tăng doanh thu và phát triển hơn trong xã hội thông tin?

Bưu chính nhiều nước đang làm việc cật lực để phát triển và triển khai các chiến lược để phù hợp với môi trường bưu chính đang thay đổi. Đối với những nước muốn ứng dụng tốt hơn các công nghệ mới nên có một mục tiêu tổng thể và chia sẻ nhu cầu cho việc ứng dụng các công nghệ mới với bưu chính. Ví dụ, người lao động phải hiểu có một mục tiêu dịch vụ khách hàng qua Internet là một phương tiện chiến lược để cải tiến các quy trình bên trong đáng kể, thúc đẩy sáng tạo và nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng và tăng doanh thu mới. Các công nghệ mới không chỉ thay thế cho việc kinh doanh bưu chính vật lý.

Bưu chính các nước phải xem xét môi trường toàn diện mà họ đối mặt hiện nay. Họ phải phấn đấu để xác định những vấn đề và cải tiến có thể trong việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và hiểu các xu hướng thị trường cạnh tranh và các chính sách phát triển IT.

Các nhà khai thác bưu chính nên xem xét bưu chính nước khác đang làm gì. Đặc biệt, khi làm một thương hiệu, hãy nắm được các yếu tố động cơ và thành công đằng sau sự phát triển công nghệ chỉ là một việc; áp dụng những quy tắc tương tự vào một môi trường riêng là một vấn đề khác.

Đồng thời, trong việc giới thiệu các công nghệ mới, Bưu chính nên xem xét công việc nào cho các công nghệ đó. Trong nhiều trường hợp, rất khó khăn cho bưu chính chấp nhận các công nghệ mới bởi vì môi trường và tình hình cụ thể của bưu chính. Không quan tâm tới những yếu tố như vậy và vội vàng giới thiệu các công nghệ mới sẽ giống như một người mặc trang phục không vừa vặn.

TQ

(Nguồn: Union Postal Q3/2008)