Tại sao phần mềm pháp lý thế hệ mới vẫn cần yếu tố con người

06:45 PM 12/06/2019 In bài viết

nullSố hóa dường như được thiết lập để tiếp tục làm lung lay vai trò của những người hành nghề luật sư, thậm chí thúc đẩy những thay đổi về quy định trong ngành. Ví dụ, sáng kiến ​​Kỹ thuật số về thuế của Cơ quan Ngân sách và Hải quan Anh bắt đầu có hiệu lực vào ngày 1/4 yêu cầu doanh nghiệp ghi chép và báo cáo các giao dịch VAT của mình bằng kỹ thuật số. Nhiều công ty sẽ phải kiểm tra lại các quy trình VAT hiện tại của mình cũng như lựa chọn các quy trình kỹ thuật số để đảm bảo tuân thủ quy định mới này.

Những thách thức của phần mềm quản lý hành nghề luật          

Do tính chất phức tạp của lĩnh vực pháp lý cộng với vai trò của luật sư và kế toán viên đang thay đổi nhanh chóng và trở nên năng động hơn, việc đảm bảo phần mềm hỗ trợ không chỉ hoạt động hiệu quả với mọi người dùng mà còn phải thúc đẩy tối đa giá trị cho doanh nghiệp đồng thời đảm bảo tính tuân thủ pháp luật là một thách thức.

Chắc chắn các công ty sẽ đạt được những lợi ích về hiệu quả và tiết kiệm thời gian khi tận dụng được toàn bộ ưu điểm của phần mềm CNTT phục vụ cho ngành luật. Chưa bao giờ các việc hành nghề luật đòi hỏi sự linh hoạt hơn từ các hệ thống máy tính như bây giờ, điều này phần lớn là do sự thay đổi toàn cầu đang diễn ra của văn hóa nơi làm việc theo hướng làm việc từ xa và theo yêu cầu, dẫn đến một ​​sự gia tăng về số lượng người hành nghề luật sư áp dụng phương pháp này trong quản lý hồ sơ.  Nhiều tổ chức hiện nay thúc đẩy các giải pháp đám mây và di động trong tổ chức để đáp ứng nhu cầu của ngành.

Sự ra đời của các công cụ quản lý pháp lý mới mang lại cho các công ty cơ hội để rà soát các quy trình trong tổ chức và xem xét cách họ muốn nhân viên và các thủ tục của mình kết hợp với nhau. Những điều này cần thời gian, sự cân nhắc, một kế hoạch và năng lực chuyên môn phù hợp. Và hầu hết những người hành nghề luật sư chắc chắn sẽ vẫn cần hỗ trợ ở một mức nào đó để có thể tận dụng tối đa phần mềm của mình. Đối với những luật sư thường bị quá tải bởi khối lượng công việc ngày càng tăng và các vụ việc với thời gian bị giới hạn một cách nghiêm ngặt thì việc nhận trợ giúp từ những cuộc trò chuyện trực tuyến, liên hệ qua trang web hoặc các đường dây hỗ trợ tự động mơ hồ là không đủ. Đây là nơi những nhân viên làm việc đằng sau máy móc đóng vai trò quan trọng đối với người dùng và các nhà cung cấp công nghệ.

Thời đại của sự minh bạch

Trong vài năm qua, việc sử dụng phần mềm quản lý hành nghề luật sư đã tăng lên và hầu hết các công ty đã áp dụng những hệ thống công nghệ mới để hợp lý hóa quy trình quản lý và cải thiện dịch vụ khách hàng bằng cách giảm thời gian hoàn thành nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, giống như với mọi công nghệ mới khác, một số công ty có thể gặp phải sự cố trong cả quá trình triển khai và áp dụng nền tảng mới vào những nhiệm vụ cụ thể. Chắc chắn, những vấn đề này có thể khiến các luật sư phải tiêu tốn một lượng lớn thời gian và tài nguyên quý báu để giải quyết trước khi có thể hoàn thành nhiệm vụ được giao, gia tăng áp lực cho họ khi phải giải quyết hoặc cập nhật các vụ việc trong một khoảng thời gian bị giới hạn.

Do đó, các nhà ra quyết định doanh nghiệp không chỉ cần phần mềm quản lý hành nghề luật sư hiệu quả về mặt chi phí mà còn muốn các nhà cung cấp phần mềm minh bạch và hỗ trợ nhiệt tình trong quá trình họ làm quen với một loạt các công cụ kỹ thuật số mới. Các nhà cung cấp thường đảm nhiệm những công việc nặng nhọc nhất trong quá trình triển khai cho khách hàng, cung cấp hỗ trợ ngoài trò chuyện trực tuyến và các diễn đàn trực tuyến là nơi tốt nhất để cung cấp dịch vụ chuyên gia cần thiết để đem đến giá trị tối đa cho khách hàng của mình và phát triển trong thị trường CNTT ngành pháp lý đang nở rộ.

Mức độ hỗ trợ có yếu tố con người cần phải có cho phần mềm thường thay đổi theo từng lĩnh vực và phần lớn phụ thuộc vào mức độ phức tạp của ngành. Đối với ngành pháp lý nói riêng, các giải pháp này được sử dụng bởi các luật sư để thực hiện một loạt các nhiệm vụ quan trọng, cho dù là quản lý tài chính, theo dõi tiến trình vụ án và lưu trữ các tài liệu vụ án quan trọng. Đối mặt với áp lực phải hoàn thành chính xác và đúng hạn, những người hành nghề sẽ tìm đến các nhà cung cấp CNTT ngành pháp lý để khi có vấn đề phát sinh và các nhà cung cấp phải đảm bảo rằng mình có khả năng đáp ứng những yêu cầu này đúng thời hạn với chuyên môn phù hợp.

Do đó, các nhà cung cấp phần mềm cần phải làm việc để đảm bảo các giải pháp của mình phải được cung cấp song song với những hỗ trợ cần thiết cho người dùng cuối. Ví dụ: mỗi khách hàng sẽ được phụ trách bởi một nhân viên hỗ trợ thay vì bằng đường dây hỗ trợ chung. Điều này sẽ trấn an khách hàng rằng nhà cung cấp của mình không phải là 'trung tâm cuộc gọi' và đảm bảo luôn có nhân viên kỹ thuật phù hợp hướng dẫn họ khi sự cố xảy ra.

Yếu tố con người

Công nghệ ngày nay cung cấp nhiều tiềm năng lớn cho việc thúc đẩy hiệu quả và năng suất trong các công ty luật nhưng nhiều luật sư vẫn đang phải nỗ lực để nắm bắt được đầy đủ chức năng của những hệ thống này và các nhà cung cấp phần mềm không được bỏ qua tầm quan trọng của sự tham gia của yếu tố con người trong việc hoàn thành các nhiệm vụ pháp lý quan trọng. Khi thế hệ phần mềm phục vụ ngành luật tiếp theo mở ra và cung cấp các chức năng tinh vi hơn, các nhà cung cấp cũng có trách nhiệm hơn trong việc đảm bảo đội ngũ nhân viên của mình có trình độ chuyên môn phù hợp để có thể cung cấp hỗ trợ ở mọi điểm cần thiết.

Mặc dù các giải pháp kỹ thuật số đang loại bỏ sự cần thiết của các quy trình thủ công trong lĩnh vực pháp lý nhưng chúng không bao giờ có thể xóa sổ hoàn toàn yếu tố con người. Chẳng hạn, các công ty nhỏ hoặc những công ty không có bộ phận CNTT, họ có thể cần hướng dẫn nhiều hơn khi bắt đầu với một phần mềm mới và nhà cung cấp nào cung cấp hỗ trợ có yếu tố con người nhiều hơn cho mọi khách hàng sẽ có lợi thế trong thời điểm hiện tại và cả tương lai. Chỉ có các chuyên gia hỗ trợ mới có thể hiểu được chính xác những vấn đề cũng như khó khăn của người dùng, từ nhân viên kế toán, luật sư cho đến các nhà quản lí trong công ty luật, nhờ vào nền tảng chuyên môn của mình – từ đó cung cấp đầu vào quan trọng cần thiết giúp cho khách hàng điều hướng vấn đề và giải quyết chúng một cách nhanh chóng.

Cho dù phần mềm quản lý hành nghề luật sư trở nên tiên tiến và trực quan như thế nào đi nữa, ngành pháp lý sẽ luôn cần một số hình thức tương tác và có sự can thiệp của con người. Bất kể nhu cầu số hóa của họ là gì, nhu cầu cho hỗ trợ có yếu tố con người giữa các công ty luật vẫn rất mạnh và các nhà cung cấp phần mềm giờ đây phải sẵn sàng để đặt người dùng ở vị trí trung tâm của hoạt động kinh doanh của mình. Đạt được điều này sẽ không chỉ cho phép họ hợp lý hóa việc quản lý hồ sơ và tiến trình vụ án, tối đa hóa nguồn nhân lực cho người dùng mà còn đảm bảo rằng họ có thể cạnh tranh trong thị trường công nghệ pháp lý ngày càng phát triển.

Thùy Linh